Jak bronię się przed kradzieżą... czasu?

Kontynuujmy wątek zarządzania czasem. Napiszę, jak bronić się przed złodziejami czasu, szczególnie w biznesie.

Co to właściwie są złodzieje czasu? Jest to to, co marnuje nasz czas, np. telewizor, korki, kolejki, długie rozmowy przez telefon. W ten właśnie sposób bezproduktywnie uciekają cenne chwile naszego życia. W tym poście napiszę, jak uchronić się przed złodziejami czasu w pracy i jak ja sobie z tym radzę.

Gdyby ktoś znalazł coś, co mogłoby mi pomóc, to nie bójcie się pisać komentarzy (nie trzeba się logować ani takie tam).

W pracy czai się wielu takich złodziei, ale najgorszym są
rozmowy. Nie są one warte naszego cennego czasu, ale sami wiecie, że ciężko się im oprzeć. Można się przecież dowiedzieć wielu ciekawych rzeczy. Ja akurat nie jestem zbytnim gadułą, ale jeśli jednak trafi się ciekawy temat, to staram się poświęcić na niego przerwę. Gdy rozmowa zajmie więcej czasu, to po prostu spotykamy się po pracy, żeby pogadać w spokoju. Marnowanie na to czasu pracy jest na pewno przyjemne, ale nie przyniesie mi większej kasy.

Trzeba zorganizować nie tylko własną pracę, ale też i cudzą. Jeśli mam do kogoś sprawę, to zawsze się zapowiadam. Krótki telefon czy mail zapobiega szukaniu kogoś po całej firmie. Ogromna oszczędność czasu.

Jeśli chodzi o maile, to korzystam z Outlooka. Jest to dobre narzędzie do zarządzania swoimi wiadomościami. Własnego Outlooka skonfigurowałem w ten sposób, że wiadomości od konkretnych nadawców same zapisują się w przyporządkowanych folderach. Pozwala mi to na łatwe odfiltrowanie spamu, który potrafi całkowicie zdezorganizować pracę. Warto też stworzyć regułę, która nie pozwala programowi na pobieranie dużych załączników w całości. Nie mam zamiaru czekać pół godziny na otwarcie jakiejś bogato zrobionej oferty handlowej od twórczego klienta, więc Outlook pyta mnie przed pobraniem takiej wiadomości. Duże e-maile pobierają się tym sposobem w czasie, gdy jestem „w terenie”.

Tworzę sporo dokumentów w Wordzie. Z reguły najwięcej czasu zajmuje formatowanie. Ten program jest bardzo denerwujący, bo stara się zrobić wszystko za mnie. Sam więc włącza numerowanie, zmienia akapity i wielkość czcionki. Wygląd dokumentu staram się więc dostosowywać na końcu. Podczas pisania nie zwracam po prostu uwagi na takie szczegóły jak rodzaj czcionki, którą piszę. Może jest to wynikiem braku umiejętności, ale jak widzicie nauczyłem się jakoś z tym radzić.

Poruszam się też po ogromnej ilości danych. Na moim komputerze musi więc panować porządek. Staram się tworzyć skróty do najczęściej używanych aplikacji lub dodawać do je ulubionych w przeglądarce. O tym jak zorganizowałem pulpit już pisałem, więc nie będę się powtarzał.

Mam naprawdę masę dokumentów. Gdybym ich nie katalogował ani nie opisywał, to chyba bym się pogubił. Nie ma co tracić czasu na przeszukiwanie sterty papierów, kiedy już na wstępie mogę je opisać. Tym sposobem mam segregatory, w których wszelka biurokracja jest na swoim miejscu. Przyznajcie sami, że założenie nowego segregatora i opisanie go w kilku słowach nie jest zbytnio skomplikowane, a pożytek z tego duży.

Jest jeszcze jeden złodziej czasu. Są to spotkania z szefem. Jest ich sporo i w dużej części z nich wcale nie musiałbym uczestniczyć. Mówiłem już to szefowi, ale tak to w życiu jest, że pracownik musi słuchać szefa, ale w drugą stronę nie zawsze to działa tak samo.

A tak prywatnie to nie oglądam telewizji i dzięki temu jestem szczęśliwym człowiekiem :)