Jak zaoszczędzić połowę czasu rysując kwadrat?

Dwight D. Eisenhower – generał armii amerykańskiej i 34. prezydent USA powiedział kiedyś:

To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Na podstawie tej wypowiedzi skonstruowana została macierz nazwana jego nazwiskiem.
Kluczem dla nas jest przyporządkowanie zadań do konkretnej ćwiartki i umiejętne zarządzanie nimi. Znajdują się w nich nasze zadania posegregowane według kryteriów pilności i ważności. Sami możemy stworzyć taką macierz (nawet w głowie) i wpisać w każdą ćwiartkę własne zadania.




I. Zrób to teraz
Ćwiartka I to rzeczy ważne i pilne, np. rozwiązanie palącego problemu, ważne sprawy do zrobienia na już czy awarie. Najlepiej gdyby ćwiartka była pusta. Jeśli coś tu jest to albo pojawiła się awaria albo zadanie przeszło z ćwiartki II. Nie możemy dopuszczać, żeby ważne sprawy stawały się również pilne! Powoduje to niepotrzebny stres i działanie pod presją czasu.


II. Poświęć na to czas
Ćwiartka II to ważne sprawy, ale bez bez presji terminu, czyli regularne ćwiczenia fizyczne, dbanie o rozwój intelektualny, złożone projekty, budowanie relacji z ludźmi czy planowanie. Powinniśmy się skupić właśnie na tej ćwiartce. Dobrze by było, gdyby praca ta była efektem regularnej, rozłożonej w czasie aktywności. Jeśli nie poświęcimy tym sprawom wystarczająco dużo czasu, to mogą wylądować w I ćwiartce.

III. Deleguj
III to rzeczy, które nie są ważne, ale absorbują uwagę typu dzwoniący telefon, niezapłacony rachunek, większość spotkań. Tutaj znajdują się zadania pilne, jednak nie mające większego wpływu na nasze życie. Starajmy się większość z tych zadań oddelegować. Gros przypadków to zadania dezorganizujące nasz czas. Często ważne zadanie jest przerywane przez mającego pilną (dla niego) sprawę kolegę albo dźwięk komórki.

IV. Szkoda czasu
IV to zwykłe złodzieje czasu. Bezproblemowo możemy obejść się bez pogaduch, surfowania po internecie czy oglądania bzdurnych seriali. Jeśli szanujemy swój czas, po prostu wystrzegajmy się rzeczy z IV ćwiartki.

Nasze zadania to maksymalne powiększenie ćwiartki II, wyeliminowanie III i IV oraz nie dopuszczenie do pojawienia się czegokolwiek w I. Pozwoli to na efektywne wykorzystanie czasu na działania, które mają realny wpływ na nasze życie. Tym sposobem możemy wyeliminować nawet połowę całkowicie niepotrzebnych nam zadań, co oznacza 2 razy więcej czasu dla nas!

Kwadrat Eisenhower'a przybierze dla nas takich oto proporcji:



Możemy napotkać kilka trudności. W praktyce ciężko jest przyporządkować zadanie do konkretnej ćwiartki. Czytanie książki o przygodach naszego ulubionego bohatera dla jednych może być bezproduktywnym marnowaniem czasu, a inni znowu uznają to za potrzebny relaks. Problemem jest też wielkość ćwiartki IV. Nie opłaca się przecież rezygnować ze wszystkich przyjemności. Czasem nawet bezproduktywne surfowanie po sieci jest potrzebne.

Zachęcam wszystkich do korzystania z macierzy Eisenhower'a.